LA PRODUCCIÓN DE EVENTOS

LA PRODUCCIÓN DE EVENTOS

Editorial:
EDITORIAL SINDÉRESIS
Año de edición:
Materia
INDUSTRIA Y ESTUDIOS INDUSTRIALES
ISBN:
978-84-18206-46-7
Páginas:
282
Encuadernación:
BOLSILLO
Disponibilidad:
RECÍBELO EN 72H

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Empecemos por el principio: ¿Qué es la producción de eventos?
La producción de eventos engloba todas las gestiones que hay que hacer para su correcta ejecución, antes, durante y después del evento.
Podríamos decir que la producción de eventos es lo contrario a la improvisación y que, cuanto mejor haya sido una producción, menos imprevistos habrán surgido.
La palabra clave que siempre ha de ir asociada a la producción de eventos es PREVISIÓN.
El mundo del evento es muy complejo porque no hay dos actos iguales. Aunque en este libro nos vamos a centrar en la producción de eventos corporativos o empresariales, la buena producción de eventos es aplicable a cualquier modalidad, ya sea un cumpleaños infantil o un macro concierto. Se trata en definitiva de no dejar nada al libre albedrío. Esta afirmación puede parecer exagerada, pero creednos cuando decimos que todo ha de estar previamente planificado, previsto y cuidadosamente ejecutado. Incluso esos momentos aparentemente espontáneos que se viven en algunos espectáculos, han sido programados previamente.
En función de la dificultad del evento que tengamos entre manos, la producción puede ser más o menos compleja. No requiere la misma inversión de tiempo y recursos una reunión de 10 personas, que un congreso de 5.000 asistentes que además se retransmite por streaming en abierto.
Por regla general podríamos decir que la complejidad de la producción de un evento será directamente proporcional al número de asistentes, servicios implicados y a su repercusión mediática. A mayor público, mayor complejidad organizativa y más compleja será su producción.
También hay otros factores que hacen que un evento sea más o menos complicado, como hacer el evento en un país u otro, la presencia de personalidades VIP, la implicación de nuevas tecnologías, el uso de espacios públicos, la tramitación de licencias, la convocatoria de medios de comunicación… Todo esto suele darse cuando hay una gran afluencia de público, ya sea real o virtual.
Al igual que otros sectores, el de los eventos ha ido evolucionando con el fin de adaptarse a los tiempos actuales. Así, desde que internet y los smartphones entraron en nuestras vidas, han aparecido nuevas herramientas y funciones que han permitido diversificar los eventos ofreciendo múltiples y novedosos servicios. Hablamos entonces del streaming, las redes sociales, los community managers, los influencers, plataformas especializadas en eventos como Eventbrite, apps para la gestión de eventos, gamificación… y lo que queda por venir…
La evolución es continua: lo que sorprende hoy al asistente, mañana deja de hacerlo empujándonos a buscar nuevas alternativas.
En el mundo de los eventos siempre se persigue el sorprender al asistente, por lo que siempre se están buscando nuevas herramientas, ideas, soluciones, productos, conceptos, espacios…
Los propios clientes también evolucionan evento tras evento, siempre buscando la mejora continua. Su nivel de exigencia aumenta en cada evento y buscan, al igual que los organizadores, sorprender a los asistentes.
El buen productor de eventos ha de ser experto en muchos campos, en continuo aprendizaje y siempre atento a las nuevas tendencias. Y, como no se puede saber de todo, el buen productor debe rodearse de los mejores expertos en cada área.
Por muy complejo que sea un evento y por mucha evolución que haya, la buena producción de eventos mantiene unos principios que contribuirán siempre al éxito.
Antes de pasar al próximo capítulo conviene aclarar quién hace la producción de un evento. Como ya hemos comentado, la producción engloba todas las gestiones que hay que hacer. Ya entraremos en detalle más adelante, pero por mencionar algunas de las gestiones podríamos hablar de localización y gestión de espacios, catering, audiovisuales, iluminación, decoración, cartelería, mobiliario, artistas, producción audiovisual, merchandising, transportes, alojamientos, invitados, personal, producción de contenidos, influencers, medios de comunicación…
En muchas ocasiones es la agencia de eventos quien hace la producción total (de todos los servicios implicados en el evento). Pero en otras ocasiones la producción es parcial (solamente de determinados servicios), lo que implica que otras partidas son gestionadas de forma externa a la agencia de eventos. ¿Quiénes pueden encargarse entonces de la producción de estos servicios? La agencia de Comunicación, la agencia de Relaciones Públicas, la productora de eventos, la agencia de viajes, la agencia de azafatas, la productora de vídeo, la agencia de publicidad… o incluso los propios departamentos de eventos o comunicación dentro del cliente.
Cuando la agencia de eventos es la encargada de producir el acto en su totalidad, es fundamental la coordinación entre departamentos responsables de cada área. Cuando la agencia se responsabiliza solamente de determinados servicios, lo perfecto para que el evento no pierda calidad ni sensación de unidad es coordinarse con las empresas o departamentos que gestionan los servicios que no nos han sido asignados para su producción.
Muchas empresas presumen de tener producción propia y se hacen llamar “productoras de eventos”, queriéndose diferenciar de las agencias de eventos. Pero como iréis descubriendo a lo largo de este libro, la producción de eventos abarca demasiados campos y no conocemos ninguna empresa que tenga producción propia de todos ellos. Lo habitual es que tengan producción propia de cartelería, o de audiovisuales, o de construcción de decorados, o de contenidos o de producción de vídeo… y que coordinen el resto de servicios.